商用英文書信格式 Business Letter 範本與寫作架構教學

在國際商務往來中，一封專業、得體的商用英文書信，往往是建立信任、促成合作的關鍵第一步。無論是開發新客戶、處理詢價，或是進行正式協商，掌握正確的書信格式與寫作架構，能讓您的溝通事半功倍，在客戶心中留下專業可靠的印象。許多朋友在撰寫時常感到困惑，不確定格式是否正確、用詞是否得體。本文將以實用為導向，為您詳細解析商用英文書信的標準格式、核心架構與寫作心法，並提供清晰範本，讓您即使不是英文母語者，也能輕鬆寫出專業又地道的商業書信，有效提升您的國際溝通力。

商用英文書信的核心組成部分

一封完整的商用英文書信，就像一套正式的西裝，每個部分都有其固定位置與功能。了解這些組成部分，是寫出標準書信的基礎。以下我們將逐一拆解：

信頭與日期

信頭（Letterhead）通常包含公司名稱、標誌、地址、電話、電子郵件及網站。若使用公司專用信紙，這部分已預先印好。日期應寫在信頭下方，格式建議採用「Month Day, Year」（例如：May 20, 2024），避免全部使用數字，以免因日期格式差異（美式MM/DD/YYYY與英式DD/MM/YYYY）造成誤解。

收件人資訊

此部分包括收件人姓名、職稱、公司名稱及完整地址。務必盡可能確認對方的正確職稱與拼寫，這是基本禮貌。格式如下：
Mr./Ms./Dr. [Full Name]
[Job Title]
[Company Name]
[Street Address]
[City, State, Postal Code]
[Country]

稱謂

稱謂（Salutation）是書信的開場。最常見且安全的用法是「Dear Mr. [Last Name]」或「Dear Ms. [Last Name]」。若不清楚對方性別或姓名，可使用「Dear [First Name] [Last Name]」。當連絡對象為公司或部門時，可使用「To Whom It May Concern」，但略顯制式。

書信正文

正文是書信的主體，應段落分明、邏輯清晰。傳統上分為三個段落：開頭段表明來意、主體段闡述核心內容、結尾段提出行動呼籲或友好問候。切記主旨明確、一信一事的原則，避免在一封信中討論多個不相關的主題。

<h3結尾敬語與簽名

結尾敬語（Complimentary Close）常用「Sincerely」、「Best regards」、「Yours faithfully」（後者多用於不知對方姓名時）。敬語後需加上逗號。其下預留數行空間供親筆簽名，再打印出發信人的姓名、職稱及聯絡方式。

經典格式比一比：區塊式 vs. 縮排式

商用英文書信主要有兩種排版格式：區塊式與縮排式。目前國際上最通用的是區塊式，因其看起來整潔且便於打字處理。以下是兩者的比較：

項目	區塊式 (Block Format)	縮排式 (Indented Format)
特點	所有段落與元素均靠左對齊，段落間以空行分隔。	正文每個段落首行縮排（約5-7個空格），日期與結尾敬語常置中或靠右。
優點	外觀現代、簡潔，便於電子郵件與文書處理軟體編輯，效率高。	外觀較為傳統、典雅，有手寫書信的視覺感。
使用情境	絕大多數現代商業環境、電子郵件溝通、正式商業書信。	某些傳統產業、法律文件或追求特別正式感的場合。
建議	對於大多數商業人士，建議優先掌握並使用區塊式格式，這是最安全且普遍的選擇。

寫作架構黃金法則：從開頭到結尾

了解格式後，更重要的是掌握內容的組織架構。一篇好的商業書信，應讓讀者能快速抓住重點並採取行動。

第一步：明確寫信目的

動筆前，先問自己：我寫這封信是為了什麼？是詢問資訊、推銷產品、投訴問題，還是確認會議？將目的用一句話寫下來，這將成為整封信的核心。

第二步：規劃內容邏輯

建議採用經典的三段式結構：

開門見山：首段立即說明來意與背景。例如：「I am writing to inquire about…」或「With reference to our telephone conversation on…」。
詳述主體：中段提供詳細資訊、理由或證據。分點敘述，保持邏輯順暢。例如，報價信應清楚列出產品規格、價格與交期。
強力結尾：末段明確指出您期望的下一步，並保持禮貌。例如：「I look forward to your reply.」或「Please let me know if you need any further information.」。

第三步：語氣與用字斟酌

商業書信語氣應專業、清晰且有禮。避免使用過於口語化或情緒化的字眼。資深英文寫作指導，持有TESOL認證的教師常建議：「用字直接但不失禮，簡潔但不失完整」。與其寫「I would be really grateful if you could…」，不如寫「Please send me the document by Friday.」更為直接有力。

實用範本與情境例句

以下提供一個通用詢價信的區塊式範本，您可根據不同情境替換括號內的內容。

[Your Company Letterhead]

May 20, 2024

Mr. David Chen
Purchasing Manager

ABC Manufacturing Co., Ltd.
123 Innovation Road, Taipei 115, Taiwan

Dear Mr. Chen,

Subject: Inquiry about Industrial Sensor Models

We are writing to inquire about your latest series of industrial sensors, which were featured in the May issue of “Taiwan Manufacturing Monthly.” Our company is currently upgrading its production line and requires high-precision sensing equipment.

Could you please provide us with the following information regarding models XYZ-2000 and XYZ-3000?

Detailed technical specifications and compatibility sheets.
Unit price for an order quantity of 50-100 pieces.
Estimated delivery time to Taipei.
After-sales service and warranty terms.

We are evaluating suppliers this month and would appreciate it if you could send us the information by May 27. Please feel free to contact me if you have any questions.

Sincerely,
[Signature]
Wang Zhi Ming
Project Manager
DEF Technology Inc.
Tel: (02) 2345-6789
Email: zmwang@deftech.com

常見錯誤與專家提點

在撰寫過程中，有些細節常被忽略，卻可能影響專業度：

標點符號：英文書信中，稱謂後應使用冒號（:）或逗號（,），正式書信使用冒號更為常見。結尾敬語後必須使用逗號。
縮寫：避免在正式書信中使用「can’t」、「don’t」等縮寫，應使用「cannot」、「do not」。
文化差異：與不同國家客戶通信時需留意。例如，對美國客戶可直接一些，對英國或日本客戶則需更注重委婉禮節。曾任跨國企業溝通顧問的專家提醒：「當不確定時，寧可選擇較正式、禮貌的表達方式，這總是安全的。」

根據語言學習平台Preply在2023年的一項調查，超過70%的國際商務人士認為，書信中的文法錯誤和用詞不當會顯著影響他們對發信公司專業能力的判斷。

讓您的書信更出色的進階技巧

要讓您的書信脫穎而出，可以注意以下幾點：

個人化：在開頭提及與對方相關的資訊，如「I enjoyed speaking with you at the trade show last week.」能迅速拉近距離。
主動語態：多使用主動語態，讓句子更有力。例如，將「The report will be sent by our team.」改為「Our team will send you the report.」。
校對與工具：發送前務必仔細校對，也可利用如Grammarly等工具輔助檢查文法與拼寫。一份沒有錯字的書信，是專業態度的基本展現。

劍橋大學出版社的商業英語指南指出，清晰、無誤的書面溝通能降低約40%因誤解而導生的後續溝通成本。

關於商用英文書信的常見疑問

問：電子郵件的主旨欄該怎麼寫？
答：主旨欄是信件的第一印象，務必簡潔具體。建議包含關鍵詞與行動目的，例如：「Quote Request: Model XYZ-3000」、「Meeting Reschedule: Project Alpha」或「Application for Marketing Manager Position」。避免使用模糊不清的「Hello」或「Question」。

問：如果不知道收件人是先生還是女士，該怎麼稱呼？
答：有幾種安全的做法：1) 直接使用對方的全名「Dear [First Name] [Last Name]」。2) 使用對方的職稱「Dear [Job Title]」，如「Dear Hiring Manager」。3) 致電對方公司總機禮貌詢問，這是最準確的方式。

問：「Best regards」和「Sincerely」哪個比較好？
答：兩者都是安全且專業的結尾敬語。「Sincerely」非常正式且通用；「Best regards」或「Kind regards」則在現代商業溝通中更為常見，帶有一絲友善的氣息。您可以根據與收件人的熟悉程度及信件正式度來選擇。

問：商業書信的長度有要求嗎？
答>：商業書信應力求簡潔，原則上以一頁為佳。如果內容確實複雜，可以考慮將詳細資料以附件形式呈現，並在信中摘要說明。記住，尊重對方的時間就是專業的表現。

資料來源與延伸閱讀：
1. 劍橋大學出版社《Cambridge English for Business Communication》系列教材，提供權威的商業英語寫作指引：Cambridge University Press
2. 美國普渡大學線上寫作實驗室（Purdue OWL），提供詳盡的商業書信格式與範例：Purdue Online Writing Lab
3. 英國文化協會（British Council）的商業英語學習資源，包含實用情境練習：British Council LearnEnglish