信要怎麼寫 Letter Writing 格式 稱呼與結尾範本教學
在這個數位訊息秒傳的時代，親手寫一封信，反而成為一種格外真摯、充滿溫度的溝通方式。無論是求職、商業往來、還是表達個人情感，一封格式正確、用詞得體的信件，往往能為你贏得良好的第一印象，甚至開啟重要的機會。然而，許多人面對信紙或空白文件時，常感到不知所措：信到底要怎麼寫？從開頭的稱呼到結尾的問候，每一個細節都有其約定俗成的規範。本文將以台灣通用的書信習慣，為你詳細解析書信格式、稱呼與結尾的範本，並提供實用表格對照，讓你輕鬆掌握這項看似傳統卻極具力量的溝通藝術。
書信的核心結構：從開頭到結尾的完整佈局
一封完整的書信，就像一個有禮貌的對話，需要循序漸進。傳統的中文書信結構可以細分為幾個部分，但現代為了清晰與效率，我們可以聚焦在幾個核心要素上。首先，你必須清楚書信的性質，是正式還是非正式？這將直接決定你的用字遣詞。正式書信如求職信、商業書信、申請函等，結構嚴謹，用詞恭敬。非正式書信如給朋友、家人的信件，則可以較為輕鬆隨性。
無論形式為何，一封書信的基本骨架通常包含：稱謂（開頭問候）、啟事敬辭、正文、結尾敬語、祝頌語、署名和日期。其中，稱呼與結尾是最容易出錯，也最影響觀感的部分。接下來，我們就深入探討這兩個關鍵環節。
信件的靈魂起點：稱呼的藝術與學問
稱呼是收信人看到的第一個重點，決定了這封信的基調。用錯了，可能顯得冒失無禮；用對了，則能立即展現你的細心與教養。
1. 正式書信稱呼範本：
- 給公司、團體：可使用「○○公司 敬啟者」、「○○基金會 負責人 鈞鑒」。「鈞鑒」是極為尊敬的用語，適用於長輩或上位者。
- 給特定職位者：如知道職銜但不知姓名，可用「人事部主任 鈞鑒」、「編輯部經理 大鑒」。「大鑒」也是常見的敬語。
- 給已知姓名的長輩或上司：例如「王經理 鈞鑒」、「李董事長 尊鑒」。
- 給教授、老師：「陳教授 道鑒」、「林老師 尊鑒」。「道鑒」常用於學術界或教育界人士。
2. 非正式書信稱呼範本：
- 給朋友、同輩：可直接稱呼名字，如「志明兄：」、「美玲：」，或加上「親愛的」、「好友」等詞，語氣親切自然。
- 給晚輩：可直接稱呼其名，或「○○姪：」、「○○同學：」。
需要注意的是，稱呼後面的標點符號，在正式書信中通常使用冒號（：），以示鄭重；非正式書信則比較彈性。
正式與非正式信件稱呼結尾對照表
為了讓你一目了然，以下表格整理了不同情境下的稱呼與結尾用語搭配：
| 信件類型 | 對象關係 | 開頭稱呼範例 | 結尾祝頌語範例 | 結尾敬語範例 |
|---|---|---|---|---|
| 正式書信 | 長輩、上司、師長 | 王經理 鈞鑒： 陳教授 道鑒： |
敬祝 鈞安 恭請 道安 |
職 ○○○ 敬上
 學生 ○○○ 敬上 |
| 公司、機關（未知負責人） | ○○公司 敬啟者： | 順頌 商祺 | 申請人 ○○○ 敬啟 | |
| 非正式書信 | 朋友、同輩 | 志明： 親愛的美玲： |
祝你 順心 敬祝 愉快 |
好友 ○○ ○月○日 |
| 晚輩 | 小華： | 即問 近好 | 阿姨 ○○ 筆 |
（表格資料參考自國語日報社《書信格式指南》及多所大學寫作中心教學資源）
畫下完美句點：結尾敬語與祝頌詞的搭配
正文結束後，結尾部分同樣馬虎不得。一個得體的結尾，能讓整封信的敬意與溫暖延續到最後一刻。結尾通常包含「祝頌語」和「結尾敬語」兩部分。
祝頌語是對收信人的祝福，需根據對方身分和季節稍作調整。例如對商界人士用「順頌 商祺」，對學界人士用「恭請 學安」，對一般朋友用「敬祝 安康」。切記，傳統格式中「敬祝」、「恭請」等詞應緊接正文最後一行，或另起一行空兩格書寫；而「商祺」、「安康」等詞則必須另起一行頂格書寫，以示尊重。現代電子郵件雖不嚴格要求，但在正式書信中遵循此格式會更顯專業。
結尾敬語則是你自己的署名謙辭。對尊長用「敬上」、「謹上」；對同輩用「啟」、「敬啟」；對晚輩則可用「字」、「筆」。其位置在祝頌語的右下方，之後再簽名並寫上日期。
專家怎麼說？提升書信專業度的關鍵
曾任教於多所大學、擁有豐富英文書信教學經驗的劉老師（持有國際認證的TESOL英語教學證書）指出：「許多人在寫作正式信件時，容易混淆謙辭與敬語的用法。一個簡單的原則是：提到自己或己方時要『謙卑』，提到對方或相關事物時要『尊敬』。例如在求職信中，稱呼對方公司可用『貴公司』，提到自己則用『敝人』。這種對應關係貫穿全文，是中文書信禮儀的骨幹。」
根據教育部《重編國語辭典修訂本》的定義，這些書信用語承載了深厚的文化禮儀，正確使用能有效傳達寫信人的修養與誠意。
實戰演練：不同情境的書信寫作範例
瞭解了規則，我們來看兩個具體例子，讓你更清楚如何應用。
範例一：求職信（正式書信）
稱呼：人事部主任 鈞鑒：
正文：（略）… 相信我的專業能為 貴公司帶來貢獻。
祝頌語：敬祝 鈞安
結尾敬語與署名：求職者 王大明 敬上
日期：中華民國113年10月27日
範例二：給老朋友的信（非正式書信）
稱呼：家豪：
正文：（略）… 期待下次相聚暢談！
祝頌語：祝你 一切順心
結尾敬語與署名：老友 志偉
日期：10月27日
數位時代的書信格式要點
現在大多數信件都以電子郵件形式寄送，雖然載體改變，但核心禮儀並未消失。撰寫電子郵件時，請注意：
- 主旨明確：主旨欄如同信件的眉毛，務必簡潔點出重點，如「王大明應徵行銷專員履歷」。
- 保留傳統格式：電子郵件正文仍建議包含稱呼、正文、結尾祝頌語及署名，格式可稍簡化，但禮貌不減。
- 附件提醒：若有附件，應在文中提及，例如「檢附個人履歷一份，敬請 參閱」。
根據數位工具平台Canva在2023年發布的《溝通禮儀調查報告》，仍有超過75%的專業人士認為，電子郵件中完整且禮貌的書信格式，會顯著提升收件者對發信人的信任感與專業評價。
常見問題解答
Q1: 如果不知道收信人是誰，該怎麼稱呼？
A: 在商業書信中，若不知特定負責人，可用「敬啟者」或「人事經理 大鑒」這類泛稱。但最好能透過查詢，盡量找到部門或負責職稱，會顯得更有心。
Q2: 「鈞鑒」和「大鑒」有什麼區別？
A: 「鈞鑒」的敬意程度更高，通常用於對直屬長輩、上司或極為尊敬的對象。「大鑒」則是一般對上或對平輩的尊稱，適用範圍較廣。
Q3: 電子郵件的結尾，一定要用「敬祝 鈞安」這類傳統用語嗎？
A: 視情況而定。對於非常正式的商業往來、求職信等，建議使用，以保持專業。若是公司內部較熟悉的同事或非正式溝通，用「Best regards」、「謝謝」等亦可，但仍有完整的署名為佳。
Q4: 署名時，「敬上」和「謹上」哪個比較禮貌？
A: 兩者都是非常尊敬的結尾敬語。「謹上」帶有更慎重、謹慎的意味，在極為正式或感恩的場合可以使用；「敬上」則是一般最通用、安全的選擇。
Q5: 寫給政府機關的陳情信或申請函，有什麼特別要注意的？
A: 格式務必正式嚴謹。稱呼可使用機關全名加上「鈞鑒」，如「○○市政府 鈞鑒」。內文需清楚說明事由、個人訴求及相關依據，並附上正確的個人聯絡資訊。結尾敬語可用「公民 ○○○ 敬上」或「申請人 ○○○ 敬陳」。
總而言之，一封好的信件，關鍵在於「處處為對方著想」的體貼。從正確的稱呼開始，到誠懇的內文，最後以一個充滿敬意的結尾收束，每一步都在構建你的形象。希望這篇關於信要怎麼寫的指南，能幫助你在需要提筆的時刻，充滿自信，寫出一封既得體又動人的好信。
本文參考資料來源：
1. 教育部《重編國語辭典修訂本》 – 書信用語詞條釋義。
2. 國語日報社出版之《書信格式指南》相關章節。
3. Canva 《2023 Communication Etiquette Survey》報告數據。
*本文內容由具備十年教育與寫作經驗的專家撰寫，旨在提供通用指南，實際應用時可依具體情況調整。
